В 2006 году перед информационно-аналитическим центром «Минерал» ФГУНПП «Аэрогеология» была поставлена задача по совершенствованию процесса формирования и ведению актуального цифрового представления информации об объектах работ по геологическому изучению недр и воспроизводству минерально-сырьевой базы, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Результатом работ стала аналитическая система «Минерал-Финансы».
АС «Минерал-Финансы» - это многоуровневая система с централизованным хранилищем данных, доступ осуществляется через Интернет по защищенному каналу.
Автоматизированная система решает следующие задачи:
Информация - важная составляющая любой деятельности, от ее полноты и актуальности зависит правильность принятия управленческих решений. Поэтому особое внимание в АС «Минерал-Финансы» уделено актуальности информации.
Для обеспечения актуальности информации мы находимся в постоянном контакте со специалистами управления финансово-экономического обеспечения Роснедра. Любые изменения учетных сведений об объектах геологоразведочных работ поступают в автоматизированную систему в течение нескольких часов.
В данный момент с автоматизированной системой работают Роснедра и 41 территориальный орган. Статус внедрения системы в этих территориальных органах от «начата работа» до «полностью внедрена».
Система содержит следующие основные данные:
За 2008 год в систему введено более 26 тысячи документов, средствами системы проверено более 500 смет и 1500 актов выполненных работ.
С помощью системы выполняется проверка всех отчетов об использовании средств, поступающих в Федеральное агентство по недропользованию.
Экономическая целесообразность разработки автоматизированной системы «Минерал-Финансы» заключается в экономии трудозатрат по сравнению с ручной обработкой и получении более достоверной информации за более короткое время.
Опытное внедрение системы было начато в 2006 году в управлении финансово-экономического обеспечения Роснедра. Средствами системы специалисты агентства начинали проверять акты выполненных работ, сметы, отчеты об использовании средств. Инструментами системы стали подготавливаться изменения и дополнения к Плану финансирования объектов ГРР.
В 2007 году система полностью внедрена в Роснедра. С этого года все акты выполненных работ и сметы по контрактам Роснедра проходят проверку в АС «Минерал-Финансы». С помощью системы подготавливаются все отчеты об использовании средств и изменения, дополнения к Плану финансирования. Также начато опытное внедрение в Центрнедра, Моргео, Севзапнедра. По результатам опытного внедрения было принято решение начать производственное внедрение АС «Минерал-Финансы».
В 2008 году система приобретала официальный статус в территориальных органах Роснедра. Приказом Роснедра предусмотрено внедрение АС «Минерал-Финансы» во всех территориальных органах Агентства в 2008 году.
АС «Минерал-Финансы» постоянно развивается, добавляются новые возможности. В данный момент идет разработка двух дополнительных блоков:
Теперь немного о существующих типичных проблемах при работе с геолого-экономической информацией.
Традиционно большинство организаций при проверке поступающих документов и построении различных отчетов используют только базовые средства автоматизации, представляемые офисными приложениями, ставшими стандартом де-факто. Этот подход к обработке информации основывается на слабой структурированности данных, обуславливает недостаточную скорость обработки и не исключает возможных ошибок (так называемый человеческий фактор).
Одной из задач, стоящей перед Федеральным агентством, является сбор, проверка отчетов об использовании средств и формирование сводных отчетов об использовании средств.
Подготовка отчетов об использовании средств построена на регулярном сборе и объединении информации, поступающей от всех территориальных органов Роснедра. Раньше информация часто поступала в представлении, непригодном для последующей обработки и со значительным количеством ошибок.
До внедрения автоматизированной системы «Минерал-Финансы» специалисты агентства помимо проверки корректности данных были вынуждены вручную приводить информацию в вид, удобный для дальнейшей работы.
Трудоемкость обработки больших объемов информации была столь высока, что в результате специалисты управления финансово-экономического обеспечения Роснедра должны были тратить существенную часть своего рабочего времени на обработку данных, а не на анализ результатов.
Еще одной задачей финансовых отделов Федерального агентства и его территориальных органов является проверка правильности составления актов выполненных работ.
В чем заключается проверка акта выполненных работ? Ее можно разделить на три этапа:
Следовательно, чтобы проверить акт, нужно сопоставить три документа: проверяемый акт выполненных работ, предыдущий акт и смету. А если по объекту было изменение годового лимита финансирования, то к этим документам необходимо еще добавить протокол перераспределения сметной стоимости.
Обычно приемка выполненных работ идет в конце месяца или квартала. За несколько дней специалист финансового отдела должен проверить большое количество актов. Например, в третьем квартале текущего года в Роснедра были приняты акты по 120 контрактам. Проверка акта «вручную» – это очень трудоемкая задача, на которую уходит много времени. И это неизбежно приводит к авралам в конце отчетного периода в момент приемки работ.
Несмотря на существенные трудозатраты, такая проверка не дает 100% гарантии, что документ полностью правилен. При внедрении системы «Минерал-Финансы» мы обнаружили, что в территориальных органах акты выполненных работ содержат массу необнаруженных при ручной проверке ошибок.
Использование АС «Минерал-Финансы» при проверке гарантирует, что документ составлен верно.
От актуальности информации зависит правильность принятия управленческих решений.
Для обеспечения актуальности информации процесс ее сбора не должен занимать много времени. Для различных задач критические сроки, т.е. промежутки времени, по истечении которых данные теряют свою актуальность, различаются. Наиболее благоприятный вариант - возможность получения информации об изменениях уже на следующий день.
Для геологоразведочных работ вопрос актуализации информации особо важен, так как часто Заказчик и Поставщик находятся в разных частях России.
Очевидно, что обмен данными на бумажных носителях занимает много времени. И информация будет поступать к руководителям со значительным запозданием. Например, экспресс почта идет три дня. А обыкновенная почта идет дольше.
Еще одна важная задача управления финансово-экономического обеспечения Роснедра – это ведение плана финансирования объектов государственного заказа по воспроизводству минерально-сырьевой базы за счет средств федерального бюджета. Ведение плана финансирования подразумевает мониторинг основных данных всех Государственных контрактов.
Для принятия управленческих решений регулярно требуется подготовка различных выписок из Плана финансирования. При построении отчетов по Плану финансирования безусловно особое значение имеет оперативность. Отчеты должны быть сформированы по самым актуальным данным максимально быстро, чего не позволяют сделать «ручные» методы обработки информации.
Неэффективность «ручной» работы с большими объемами информации решается использованием автоматизированной системы, которая содержит самые полные и актуальные данные. А использование средств автоматизации позволяет построить любой отчет за несколько секунд.
Чтобы оценить, насколько эффективно построен на предприятии документооборот, можно задать несколько вопросов:
В большинстве случаев документооборот, построенный только на использовании офисных форматов документов, не достаточно эффективен.
Посетив много территориальных органов при внедрении автоматизированной системы, могу сказать, что организация документооборота везде построена с разной эффективностью. Поиск документа у той или иной организации занимает разное время. Там, где документооборот построен эффективно – одну-две минуты. Где недостаточно эффективно – значительно дольше. Но даже там, где документооборот организован хорошо, и документы хранятся строго в определенном порядке и месте, все же возникают проблемы. Например, если папку с документами взял кто-то из коллег, то поиск документов сводится еще и к поиску человека, который их взял.
Наличие автоматизированной системы сводит к минимуму затраты на поиск документов и решает проблему использования одного документа сразу несколькими сотрудниками.
Под системой электронного документооборота понимается автоматизированная система, которая позволяет организовывать работу с электронными документами – т.е. вопросы создания, изменения, поиска, хранения, а также взаимодействия между пользователями этих документов.
Безусловно, на данный момент документы на бумажных носителях и в формате офисных программ никто не отменит. Задача автоматизированной системы – не заменить форму документооборота, а организовать его и повысить эффективность.
Теперь настало время обрисовать ключевые возможности современных информационных технологий, наиболее актуальные для решения перечисленных проблем. Изложение будет иллюстрироваться примерами использования потенциала современных информационных технологий в АС «Минерал-Финансы».
Без преувеличения можно сказать, что информационные технологии развиваются столь быстро и мощно, что каждые 4-5 лет в жизнь полноценно воплощается новое поколение аппаратных и программных средств, значительно расширяющих возможности и сферу применения автоматизации.
Поскольку технологии предыдущих поколений полностью отмирают значительно медленнее (за 10-15 лет), для организаций существует реальная опасность на длительное время «замкнуться» в кругу ставших привычными, но устаревших технологий. Тем самым ограничиваются собственные возможности для расширения круга решаемых задач и поддержания достаточного уровня эффективности работы на фоне неизбежного расширения и постоянного усложнения бизнес-процессов.
Только постоянный мониторинг новых технологий и постоянное внедрение перспективных инноваций способны обеспечить реальную готовность выполнять задачи сегодняшнего дня и поддержать на необходимом уровне общую эффективность работы.
Среди ключевых возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, особенно хотелось бы отметить те, которые наиболее актуальны для решения перечисленных ранее специфических проблем в работе с геолого-экономической информацией, а именно:
Применительно к АС «Минерал-Финансы», необходимая гибкость и оперативность процесса разработки обеспечивается использованием прогрессивной методологии Microsoft Solution Framework. Эта методология сочетает зрелую организационно-методическую базу, ориентированную на быстрое решение поставленных задач с оптимальным качеством, с превосходной технологической поддержкой процесса разработки средствами инструментария групповой работы Microsoft Team System.
Конечно, это не означает, что мы можем все и сразу, каждая задача имеет какой-то приоритет, но каждый, кто высказывал пожелания команде разработчиков в отношении функциональности АС «Минерал-Финансы», мог убедиться на деле, насколько оперативно и эффективно нами решаются поставленные задачи.
Оптимальное сочетание доступности и защищенности информации обеспечивается посредством
На практике это означает, что любой потенциальный пользователь, которому необходимо использование в АС «Минерал-Финансы» может в течение одного-двух дней получить санкционированный своим начальством или управлением финансово-экономического обеспечения Роснедра доступ в систему из любой точки мира. При этом можно быть уверенным в том, что любому пользователю доступна только та информация, которая необходима и разрешена, а также в том, что передаваемые данные защищены от перехвата.
Очень важным условием успешного внедрения является бесшовная интеграция новых разработок в существующий процесс документооборота. Любое вмешательство в бизнес-процессы, пусть даже и с перспективой их усовершенствования и упрощения, не может не вызывать у их исполнителей определенных (и вполне законных!) опасений, поэтому с нашей стороны с самого начала разработки был избран принцип «не навреди».
Основой документооборота в предметной области АС «Минерал-Финансы» являются регламенты госзаказа и сдачи-приемки геологоразведочных работ с приложениями, содержащими стандартные формы важнейших документов.
Современные средства автоматизации работы с электронными документами наиболее распространенных офисных форматов позволяют (при соблюдении регламентов) совершенно безболезненно записать в систему и обработать документ, созданный человеком, таким образом, как ему привычно и удобно. Это дает возможность параллельно знакомиться с возможностями АС «Минерал-Финансы», убеждаясь на личном опыте в тех преимуществах, которые они дают, и продолжать работать привычным образом, постепенно, по мере освоения и роста доверия, перекладывая на систему всё больше и больше функций.
Последовательное проведение этого принципа в жизнь гарантирует, что любые средства автоматизации, сколь хороши они бы не были в перспективе, не создадут проблем именно сегодня и сейчас.
Следующим важным принципом мы считаем максимальную простоту установки и внедрения. Для работы с АС «Минерал-Финансы» требуются лишь пакет Microsoft Office и доступ в интернет, что сейчас есть практически везде. При наличии этих условий от пользователя перед началом работы не требуется вызывать системного администратора или самому устанавливать какие-либо программы – достаточно лишь открыть сайт системы, так же, как он привык открывать, например, сайт новостей или поисковой системы. Фактически, новому пользователю после получения подтверждения по электронной почте достаточно один раз щелкнуть мышкой и ввести свой пароль, чтобы мгновенно получить доступ ко всем основным доступным возможностям системы.
Достигается это путем использования одной из наиболее совершенных на сегодняшний день технологий ASP.NET, позволяющей эффективно реализовать богатые функциональные возможности в стандартном веб-браузере, который уже установлен в каждой системе.
Залогом стабильности работы и сохранности информации является использование средств автоматизированного мониторинга работоспособности системы в сочетании со средствами непрерывного резервного копирования данных Microsoft SQL Server. Любые сбои (которые, как и везде, случаются) обнаруживаются и ликвидируются в максимально короткие сроки. На данный момент при работе системы в режиме 24 часа 7 дней в неделю максимальное предусмотренное время простоя в результате аварий не должно превышать нескольких минут. Даже в случае полного уничтожения серверного оборудования система может быть полностью восстановлена по состоянию на момент сбоя в течение нескольких часов.
Что касается плановых процедур технического обслуживания, то они в подавляющем большинстве случаев выполняются без остановки системы.
Таковы, в целом, наиболее существенные для решения поставленных ранее проблем качества современного технологического потенциала, заложенного в АС «Минерал-Финансы».
Сколь совершенны и перспективны не были бы технические решения, при их внедрении в органах государственного управления, возникают и будут возникать некоторые типичные проблемы. Попробуем обозначить их, приводя некоторые примеры из истории внедрения АС «Минерал-Финансы».
Разумно разделить проблемы внедрения на организационные и технические, поскольку они имеют разные причины и следствие и требуют принципиально разных подходов для решения.
Среди организационных проблем хотелось бы отметить:
Случаи низкой лояльности к внедрению средств автоматизации выражаются в пассивном сопротивлении отдельных сотрудников процессу. Причины этого могут быть разными – от нелюбви к инновациям до стремления лично контролировать информационные ресурсы. Последствия этой проблемы могут быть наиболее тяжелыми, она сказывается крайне негативно на всем процессе внедрения, приводя к тому, что внедрение в некоторых организациях может значительно задерживаться и проходить менее эффективно.
В случае неполного соблюдения регламентов госзаказа и сдачи-приемки работ может сложиться техническое несоответствие электронных документов требованиям регламентов, что в лучшем случае приводит к необходимости специальной доработки документа для его восприятия системой. Если это приобретает систематический характер, может потребоваться адаптация программных средств под нестандартные документы. Наконец, в наиболее тяжелых случаях грубого несоответствия, это может приводить к технической невозможности автоматизированной обработки документов. Причиной таких случаев, видимо, является недостаточный контроль соблюдения регламентов.
Задержка выполнения приказов о внедрении некоторыми террорганами могут иметь пассивный характер, выражаясь в затягивании процедуры, либо активный характер, выливаясь в малопродуктивные дискуссии о необходимости выполнять приказ.
Наконец, недостаточные навыки работы на персональном компьютере у некоторых сотрудников террорганов, выражаясь в крайней затрудненности при выполнении совершенно стандартных и общепринятых действий, также иногда значительно затрудняют и задерживают внедрение.
Из технически проблем наиболее важным мы считаем:
Отсутствие или несоблюдение технических стандартов на персональные компьютеры сотрудников выражается в широком спектре и непредсказуемости используемых аппаратного и программного обеспечения, а также средств коммуникаций. Это приводит к необходимости особого подхода к внедрению в некоторых отдельных случаях, задерживая процесс и снижая его эффективность.
В случаях отсутствия адекватной технической поддержки персональных компьютеров сотрудников со стороны их организаций любые действия, требующие изменений конфигурации, вызывают излишние затруднения и задержки. Также в этих случаях затрудняется процесс решения вопросов технической поддержки по работе с внедряемой системой.
Таковые, на наш взгляд, типичные проблемы внедрения средств автоматизации в органах государственного управления.
Эти проблемы могут быть взаимосвязаны, например, низкая лояльность конкретного сотрудника к внедрению автоматизации может быть вызвана его личными недостаточными навыками работы на персональном компьютере, что, в свою очередь вызывает задержку выполнения приказа о внедрении.
И хотя, к счастью, в системе Роснедра эти проблемы имеют эпизодических характер, они требуют от исполнителей работ адекватных усилий для их преодоления.
Обозначив организационные проблемы внедрения, сформулируем теперь перспективные подходы к их решению, апробированные нами в ходе внедрения АС «Минерал-Финансы».
Лучшими средствами повышения лояльности к внедрению мы считаем:
Этот подход по отношению к АС «Минерал-Финансы» себя полностью оправдывает, и на данный момент общая лояльность пользователей к системе находится на хорошем уровне.
Что касается прочих организационных проблем, таких как задержки выполнения приказов, несоблюдение регламентов и недостаточные навыки работы на персональном компьютере, тот тут наши возможности, как исполнителя работ ограничены, мы лишь высвечиваем эти проблемы, а решение остается за Роснедра. Так или иначе, общий процесс продвигается весьма интенсивно, число «проблемных» террорганов составляет около 20%, а с остальными 80% мы сотрудничаем.
Технические проблемы, как известно, решать гораздо проще. Отсутствию стандартов и технической поддержки мы противопоставляем:
В результате этого комплекса мер до сих пор мы преодолевали все возникшие технические сложности, и случаи объективной технической невозможности использования АС «Минерал-Финансы» нам неизвестны.
В формате короткого доклада невозможно сколько-нибудь полно передать многолетний методический и технический опыт, накопленный нами в процессе создания, внедрения и сопровождения АС «Минерал-Финансы». Мы всегда открыты для контактов, возникшие вопросы можно задать руководителю проекта Кириллу Владимировичу Флоренскому.
Прочитано в сокращенном виде на заседании секции VII «Финансово-экономическое обеспечение и ценообразование геологоразведочных работ» в рамках работы VI Всероссийского съезда геологов и Научно-практической конференции «Минерально-сырьевая база России – новый вектор экономического развития»
Руководитель отдела информационных технологий ИАЦ «Минерал» К.В.Флоренский,
ведущий экономист ИАЦ «Минерал» А.А.Изосимов
Скачать договор